Kirkpatrick thế giới mới: bắt đầu từ cấp 4, dồn sức cho cấp 3

Phiếu đánh giá cuối khóa với 20 câu hỏi về giảng viên, phòng học, đồ ăn giữa giờ. Tỷ lệ hài lòng 92%. Báo cáo gửi lên lãnh đạo, lãnh đạo hỏi một câu: "Thế doanh số có tăng không?" Và đội L&D không có câu trả lời.

Mô hình bốn cấp độ Kirkpatrick quen thuộc với gần như mọi người làm L&D. Nhưng cách chúng ta dùng nó thường ngược: bắt đầu từ cấp 1, đo kỹ cấp 1, rồi hết thời gian, hết nguồn lực trước khi đến được cấp 3 và cấp 4. Bài này giới thiệu phiên bản cập nhật của chính gia đình Kirkpatrick, và cách đảo ngược thứ tự để đánh giá thật sự có ý nghĩa.

Mục lục

1. Mô hình Kirkpatrick đến từ đâu?
2. Bốn cấp độ, phiên bản mới
3. Lập kế hoạch từ cấp 4, đánh giá từ cấp 1
4. Khảo sát làm đúng từ đầu
5. Dashboard cho lãnh đạo: hiệu quả, không chỉ hiệu suất
6. Những điều cần nhớ
7. Câu hỏi thường gặp
8. Tài liệu tham khảo

Mô hình Kirkpatrick đến từ đâu?

Câu hỏi dẫn: mô hình bốn cấp độ ra đời để giải quyết vấn đề gì?

Donald Kirkpatrick phát triển mô hình vào giữa những năm 1950, khi viết luận án tiến sĩ, với mục tiêu đo tác động của các chương trình phát triển quản lý ông giảng dạy tại Đại học Wisconsin. Mô hình được công bố cuối những năm 1950 và dần trở thành phương pháp đánh giá đào tạo được biết đến rộng rãi nhất thế giới.

Phiên bản New World Kirkpatrick do Kirkpatrick Partners, công ty của Jim và Wendy Kirkpatrick, phát triển. Phiên bản này không thay đổi bốn cấp, nhưng bổ sung vào mỗi cấp những yếu tố giúp mô hình sát thực tế hơn.

Bốn cấp độ, phiên bản mới

Câu hỏi dẫn: phiên bản mới thêm gì vào mỗi cấp?

Cấp	Câu hỏi	Bổ sung trong phiên bản mới
4. Kết quả	Kết quả mục tiêu có xảy ra nhờ đào tạo và củng cố sau đó không?	Chỉ báo dẫn dắt: số đo ngắn hạn cho thấy hành vi đang đi đúng hướng
3. Hành vi	Người học có áp dụng khi quay lại công việc không?	Hành vi then chốt, yếu tố bắt buộc, học tại nơi làm việc
2. Học tập	Người học có kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết không?	Sự tự tin và cam kết
1. Phản ứng	Người học phản ứng thế nào với khóa học?	Mức độ gắn kết và mức độ liên quan, bên cạnh mức hài lòng

Cấp 4: kết quả và chỉ báo dẫn dắt

Jim và Wendy Kirkpatrick gọi cấp 4 là cấp bị hiểu sai nhiều nhất. Kết quả kinh doanh thường rộng, dài hạn, là tổng hợp của vô số nỗ lực. Một sai lầm phổ biến là mỗi phòng ban tự định nghĩa "kết quả" theo phạm vi nhỏ của mình, tạo ra sự rời rạc.

Chỉ báo dẫn dắt là cầu nối: các số đo ngắn hạn cho thấy hành vi then chốt đang tạo tác động tích cực đến kết quả mong muốn. Ví dụ: mức hài lòng khách hàng, gắn kết nhân viên, doanh số, kiểm soát chi phí, chất lượng, thị phần.

Cấp 3: hành vi then chốt và yếu tố bắt buộc

Hành vi then chốt là một vài hành động cụ thể, nếu được thực hiện đều đặn, sẽ tác động lớn nhất đến kết quả. Ví dụ: họp nhóm hằng tuần với tất cả nhân viên trực tiếp để cập nhật tiến độ và việc cần làm; hoặc thực hiện đủ các bước kiểm tra an toàn theo chuẩn.

Yếu tố bắt buộc (required drivers) là các quy trình, hệ thống giúp củng cố, giám sát, khích lệ và ghi nhận việc thực hiện hành vi then chốt. Ví dụ: tài liệu hỗ trợ công việc, coaching, rà soát công việc, chế độ thưởng theo hiệu suất, ghi nhận khi làm tốt. Tác giả nhấn mạnh đây là chìa khóa để học tập biến thành hành vi.

Cấp 2: thêm tự tin và cam kết

Ngoài kiến thức ("tôi biết"), kỹ năng ("tôi làm được ngay bây giờ") và thái độ ("tôi tin là đáng làm"), phiên bản mới thêm:

• Tự tin: "Tôi nghĩ mình làm được điều này trong công việc."
• Cam kết: "Tôi sẽ làm điều này trong công việc."

Hai yếu tố này giúp thu hẹp khoảng cách giữa học và làm. Tác giả cảnh báo một sai lầm tốn kém: nhiều tổ chức chẩn đoán sai hiệu suất kém là do thiếu kiến thức, kỹ năng, rồi gửi nhân viên đi học lại hết lần này đến lần khác. Trong khi nguyên nhân phổ biến hơn là thiếu động lực hoặc do môi trường.

Cấp 1: không chỉ hài lòng

Cấp 1 mở rộng thành ba chiều: hài lòng (như định nghĩa gốc), gắn kết (mức độ người học tham gia chủ động, liên quan trực tiếp đến mức độ học được), và liên quan (người học có cơ hội dùng điều đã học trong công việc không).

Lập kế hoạch từ cấp 4, đánh giá từ cấp 1

Câu hỏi dẫn: vì sao rất ít chương trình đi được đến cấp 4?

Theo tác giả, nếu lập kế hoạch theo kiểu cũ, nghĩ về cấp 1, rồi cấp 2, rồi cấp 3, thì dễ hiểu vì sao rất ít người đến được cấp 4. Khi bắt đầu từ kết quả cấp 4 cần đạt, mọi nỗ lực tự động tập trung vào điều quan trọng nhất.

Trình tự lập kế hoạch:

1. Cấp 4: kết quả kinh doanh nào cần cải thiện? Chỉ báo dẫn dắt nào cho thấy đang đi đúng hướng?
2. Cấp 3: hành vi then chốt nào tạo ra kết quả đó? Yếu tố bắt buộc nào giúp duy trì hành vi?
3. Cấp 2: người học cần biết gì, làm được gì, tin gì, tự tin và cam kết gì để thực hiện hành vi?
4. Cấp 1: trải nghiệm học cần thế nào để người học gắn kết và thấy liên quan?

Rồi khi đánh giá, đi theo chiều ngược lại, từ cấp 1 lên.

Hai nguyên tắc phân bổ nguồn lực:

• Không phải chương trình nào cũng cần đủ bốn cấp. Chỉ những chương trình then chốt với sứ mệnh của tổ chức mới cần kế hoạch đánh giá bốn cấp đầy đủ.
• Dồn nguồn lực vào cấp 3. Hiện nay, đầu tư cho cấp 1 lớn hơn nhiều so với tầm quan trọng của nó. Hãy rút gọn cấp 1 và cấp 2 thành một phiếu kết hợp ngắn, bỏ những câu hỏi không bao giờ dùng đến kết quả.

Khảo sát làm đúng từ đầu

Câu hỏi dẫn: vì sao rất nhiều dữ liệu khảo sát không dùng được?

Số TD at Work "Surveys From Start to Finish" nhấn mạnh: phần lớn lỗi khảo sát nằm trước khi dựng form. Không rõ mục tiêu, hỏi sai người, câu hỏi dẫn dắt, không có kế hoạch phân tích.

Quy trình bảy bước: chốt mục tiêu → thiết kế câu hỏi → chọn mẫu → thử nghiệm trước → thu dữ liệu → phân tích → báo cáo.

Vài nguyên tắc dễ áp dụng:

• Khảo sát khi nào? Khi cần dữ liệu định lượng diện rộng về thái độ hoặc hành vi, và đã đoán trước được các phương án trả lời. Nếu chưa biết người ta sẽ trả lời gì, phỏng vấn hoặc thảo luận nhóm phù hợp hơn.
• Mỗi câu hỏi phải có mục đích. Nếu không biết sẽ dùng kết quả câu này làm gì, bỏ câu đó.
• Tránh câu dẫn dắt, câu phủ định, câu hỏi hai ý trong một.
• Thử nghiệm với vài người trước khi gửi diện rộng.

Dashboard cho lãnh đạo: hiệu quả, không chỉ hiệu suất

Câu hỏi dẫn: lãnh đạo muốn thấy gì trong báo cáo L&D?

Số TD at Work "Executive Dashboards to Win Over the C-Suite" của Preethi Anand phân biệt hai khái niệm:

• Hiệu suất: L&D đã làm bao nhiêu việc. Số lớp, số giờ, số người.
• Hiệu quả: L&D đã đạt được gì. Chỉ số kinh doanh nào thay đổi.

Lãnh đạo quan tâm đến hiệu quả. Anand đưa ra ba ý nền tảng:

1. Dữ liệu là cái ta có, chỉ số là cái ta đo. Số người được đào tạo là dữ liệu. Mức hài lòng khách hàng tăng nhờ đào tạo là chỉ số.
2. Dashboard trưởng thành cùng bộ phận L&D. Bộ phận mới lập thường chỉ có dữ liệu phản hồi. Sau vài năm mới có xu hướng, so sánh, tác động. Đừng nản nếu năm đầu dashboard còn đơn giản.
3. Dashboard là một cuộc trò chuyện định kỳ, mở ra thảo luận và điều chỉnh, không phải tài liệu gây ấn tượng một lần.

Những điều cần nhớ

• Phiên bản mới thêm chỉ báo dẫn dắt (cấp 4), hành vi then chốt và yếu tố bắt buộc (cấp 3), tự tin và cam kết (cấp 2), gắn kết và liên quan (cấp 1).
• Lập kế hoạch từ cấp 4 xuống, đánh giá từ cấp 1 lên.
• Không phải chương trình nào cũng cần đủ bốn cấp. Dồn nguồn lực vào cấp 3.
• Đừng gửi người đi học lại khi nguyên nhân là động lực hay môi trường.
• Báo cáo cho lãnh đạo bằng hiệu quả, không chỉ bằng hiệu suất.

Câu hỏi thường gặp

Không có dữ liệu kinh doanh thì đánh giá cấp 4 thế nào?

Làm việc với bên đặt hàng từ đầu để thống nhất một hai chỉ báo dẫn dắt mà họ đang theo dõi. Nếu không có dữ liệu nào, có thể bắt đầu từ cấp 3 với quan sát hành vi, và xây dần dữ liệu cấp 4.

Làm sao chứng minh kết quả là nhờ đào tạo?

Rất khó tách riêng tác động của đào tạo. Mô hình New World Kirkpatrick nhấn mạnh chuỗi bằng chứng: học được, làm được, làm đều đặn nhờ các yếu tố bắt buộc, và chỉ báo dẫn dắt cải thiện. Chuỗi bằng chứng thuyết phục hơn một con số đơn lẻ.

Phiếu cấp 1 nên có mấy câu?

Ngắn nhất có thể, chỉ giữ câu hỏi anh chị thật sự dùng kết quả để cải tiến. Thêm câu về mức liên quan và mức tự tin áp dụng thay vì hỏi về đồ ăn giữa giờ.

Tài liệu tham khảo

• Kirkpatrick, J., Kirkpatrick, W. (2015). The Four Levels of Evaluation—An Update. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 4. ATD Press, 2024.
• Cole, M. (2016 update; bản gốc của Lori Long). Surveys From Start to Finish. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 4. ATD Press, 2024.
• Anand, P. Executive Dashboards to Win Over the C-Suite. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 4. ATD Press, 2024.