Biến chuyên gia giỏi thành người dạy giỏi: chọn, chuẩn bị và đồng hành cùng giảng viên nội bộ
Chuyên gia nội bộ có kiến thức sâu và ví dụ thật, nhưng thường giảng quá nhiều, quá nhanh. Bài này hướng dẫn cách chọn chuyên gia, chọn phương pháp theo loại kiến thức cần chuyển giao, dạy thao tác theo Four-Step, và làm hướng dẫn giảng viên để người khác dạy lại được.
"Anh ấy là người giỏi nhất về sản phẩm này, để anh ấy dạy là chắc nhất." Quyết định này hợp lý, và trong đa số doanh nghiệp, giảng viên nội bộ chính là chuyên gia nội dung (SME). Họ có kiến thức sâu, ví dụ thật, uy tín với đồng nghiệp, và chi phí thấp hơn thuê ngoài.
Nhưng nhiều người làm L&D đã chứng kiến chuyện sau đó: 60 slide trong 90 phút, thuật ngữ dày đặc, học viên gật gù rồi quên. Không phải vì chuyên gia kém, mà vì biết làm và biết dạy là hai năng lực khác nhau. Bài này giúp anh chị chọn đúng chuyên gia, chuẩn bị cho họ, và đóng gói cách dạy để người khác dạy lại được.
Mục lục
- Chọn chuyên gia: chuyên môn là điều kiện cần, chưa đủ
- Chuẩn bị: đối chiếu chuyên môn với mục tiêu khóa học
- Chọn phương pháp theo loại chuyển giao
- Dạy thao tác theo phương pháp Four-Step
- Đóng gói cách dạy bằng hướng dẫn giảng viên
- Tập dượt và đánh giá buổi dạy đầu tiên
- Những điều cần nhớ
- Câu hỏi thường gặp
- Tài liệu tham khảo
Chọn chuyên gia: chuyên môn là điều kiện cần, chưa đủ
Câu hỏi dẫn: trong vài chuyên gia giỏi, ai nên là người đứng lớp?
Số "Teaching SMEs to Train" trong bộ Train the Trainer của ATD gợi ý xem xét bốn tiêu chí:
- Chuyên môn: điều kiện bắt buộc.
- Kỹ năng giao tiếp: diễn đạt rõ ràng, lắng nghe, đọc được phản ứng của người nghe.
- Hiểu cách người lớn học: hoặc ít nhất sẵn sàng tìm hiểu.
- Nhiệt tình với việc dạy: coi việc dạy là cơ hội, không phải gánh nặng.
Không ai hoàn hảo cả bốn. Có chuyên môn và đạt khoảng một nửa tiêu chí còn lại là đủ để bắt đầu, phần còn thiếu thì L&D bồi dưỡng.
Chuẩn bị: đối chiếu chuyên môn với mục tiêu khóa học
Câu hỏi dẫn: chuyên gia biết rất nhiều, vậy phần nào thật sự cần dạy?
Sai lầm phổ biến nhất của chuyên gia là muốn dạy tất cả những gì mình biết. Bước chuẩn bị giúp thu hẹp lại bằng một bảng đơn giản:
| Mục tiêu khóa học | Chuyên gia đã có | Còn thiếu để dạy | Ai hỗ trợ |
|---|---|---|---|
| Học viên tự xử lý được 3 lỗi phần mềm thường gặp | Kinh nghiệm xử lý, ví dụ thật | Tài liệu từng bước, bài thực hành | L&D làm tài liệu, chuyên gia duyệt |
| ... | ... | ... | ... |
Cùng với bảng này, hãy mô tả thật cụ thể dạy cho ai, để làm gì: người học là ai, đã biết gì, sau khóa học cần làm được gì khác. Mô tả rõ giúp chuyên gia tự loại bỏ phần "hay nhưng không cần".
Chọn phương pháp theo loại chuyển giao
Câu hỏi dẫn: dạy thao tác, dạy kiến thức và dạy cách xử lý tình huống có giống nhau không?
Không. Tài liệu của ATD phân biệt các loại chuyển giao học tập, và mỗi loại cần phương pháp khác nhau:
| Loại chuyển giao | Ví dụ | Phương pháp phù hợp | Cách kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Kỹ năng thao tác | Thao tác trên hệ thống, vận hành thiết bị | Làm mẫu, cho thực hành, sửa ngay | Học viên làm được, đúng chuẩn |
| Kiến thức | Quy định, đặc điểm sản phẩm | Giảng ngắn kết hợp câu hỏi, tài liệu tra cứu | Trả lời câu hỏi, áp dụng vào tình huống |
| Giải quyết vấn đề, thái độ | Xử lý khiếu nại, ra quyết định | Thảo luận, tình huống, đóng vai | Xử lý được tình huống mới |
Một nguyên tắc quan trọng: bài kiểm tra phải khớp với mục tiêu. Nếu mục tiêu là "làm được", hãy kiểm tra bằng việc làm, không bằng bài viết mô tả. Và không có mục tiêu kỹ năng nào chỉ dùng phương pháp giảng.
Dạy thao tác theo phương pháp Four-Step
Câu hỏi dẫn: có cách nào đơn giản để một chuyên gia chưa từng đứng lớp dạy được một thao tác?
Phương pháp Four-Step được phát triển từ những năm 1920 và dùng rộng rãi trong Thế chiến thứ hai để đào tạo nhanh lực lượng lao động. Số "Basic Training for Trainers" nhận định đến nay nó vẫn hiệu quả, và là cách rất tốt để giới thiệu quy trình đào tạo cơ bản cho người mới dạy.
Trước khi dạy, chuẩn bị hai việc: xác định cách làm tốt nhất cho công việc, và chuẩn bị nơi làm việc với đủ thiết bị, vật tư, kèm đánh giá rủi ro nếu có máy móc hoặc vật liệu nguy hiểm.
Bốn bước:
- Chuẩn bị người học. Giúp họ thoải mái, nói rõ công việc cần học, tìm hiểu họ đã biết gì về công việc đó, và cho họ đứng ở vị trí nhìn rõ thao tác.
- Làm mẫu và giải thích. Giới thiệu tổng quan công việc, mục đích và các bước. Thực hiện tuần tự từng bước, giải thích làm gì, làm thế nào và làm đến mức nào. Dạy với tốc độ người học theo kịp, nhấn mạnh điểm then chốt, rõ ràng và kiên nhẫn. Làm lại lần hai và tóm tắt trong lúc làm. Mời đặt câu hỏi. Nếu công việc phức tạp, chia thành các phần nhỏ hơn.
- Cho thực hành. Để người học tự làm. Phản hồi thường xuyên, cụ thể, chính xác. Sửa lỗi bình tĩnh và thân thiện. Khen đúng điểm làm tốt. Hỏi để kiểm tra hiểu: "Vì sao anh làm như vậy?", "Nếu... thì điều gì xảy ra?". Cho làm tiếp đến khi đạt chuẩn đã thống nhất.
- Theo dõi. Khuyến khích hỏi thêm, chỉ định người hỗ trợ khi cần, để người học tự làm, và kiểm tra định kỳ, giảm dần theo thời gian.
Phương pháp đơn giản nhưng chỉ hiệu quả khi làm đủ các bước. Lỗi hay gặp nhất là bỏ bước 3: chuyên gia làm mẫu một lần rồi tin rằng người học đã biết.
Đóng gói cách dạy bằng hướng dẫn giảng viên
Câu hỏi dẫn: làm sao để chương trình không phụ thuộc vào một người dạy duy nhất?
Khi một chuyên gia dạy tốt, bước tiếp theo là đóng gói cách dạy đó để người khác dạy lại được. Công cụ của ATD về thiết kế hướng dẫn giảng viên (facilitator guide) nhấn mạnh: hướng dẫn là để dẫn đường, không phải kịch bản đọc thuộc. Nó phải để giảng viên linh hoạt điều chỉnh theo người học, thời gian và tình huống.
Một bản hướng dẫn giảng viên tốt có:
- Mục tiêu ở đầu tài liệu.
- Chương trình tóm tắt một trang với thời lượng gợi ý.
- Chương trình chi tiết theo thứ tự: hoạt động mở đầu, phần trình bày ngắn, phần làm mẫu, hoạt động của học viên, giờ nghỉ.
- Chuẩn bị: việc cần làm trước buổi học, người cần liên hệ, tài liệu và thiết bị cần có, tệp nên lưu dự phòng.
- Hậu cần: phòng học, vật dụng, phòng thảo luận nhóm, thiết bị trình chiếu.
- Tài nguyên để giảng viên tìm hiểu thêm.
Với mỗi phần trình bày, nên ghi: mục đích, ý chính của từng slide, gợi ý câu chuyện hoặc chỗ để giảng viên kể chuyện của chính mình. Với mỗi hoạt động: mục đích, cách hoạt động giúp đạt mục tiêu, mẹo điều phối, vấn đề có thể gặp, và cách điều chỉnh khi lớp đông hơn, phòng chật hơn, hoặc thiếu thời gian.
Đây chính là cách giữ lại tri thức của chuyên gia: không chỉ nội dung họ biết, mà cả cách họ dạy.
Tập dượt và đánh giá buổi dạy đầu tiên
Câu hỏi dẫn: chuyên gia cần chuẩn bị gì trước khi đứng trước lớp thật?
Tài liệu của ATD nhắc ba việc cho buổi dạy đầu tiên:
- Chuẩn bị mọi thứ từ trước: phòng học, thiết bị, tài liệu, không để đến phút cuối.
- Luyện giọng nói và ngôn ngữ cơ thể: nói rõ, có nhấn nhá, tốc độ vừa phải, giao tiếp bằng mắt, đọc được phản ứng của người nghe.
- Đánh giá khóa đầu tiên: phản hồi của học viên, kết quả bài kiểm tra, quan sát của L&D, rồi ngồi lại rút kinh nghiệm cùng chuyên gia.
Một buổi tập thử với hai ba đồng nghiệp trước buổi thật giúp chuyên gia tự tin hơn nhiều, và giúp L&D phát hiện phần quá dài, quá khó.
Những điều cần nhớ
- Chọn chuyên gia theo bốn tiêu chí: chuyên môn là bắt buộc, cộng giao tiếp, hiểu cách người lớn học, nhiệt tình dạy.
- Thu hẹp nội dung bằng bảng đối chiếu chuyên môn với mục tiêu.
- Chọn phương pháp theo loại chuyển giao. Kỹ năng phải được thực hành, không chỉ nghe giảng.
- Dạy thao tác theo Four-Step: chuẩn bị, làm mẫu, cho thực hành, theo dõi.
- Đóng gói cách dạy bằng hướng dẫn giảng viên để chương trình không phụ thuộc một người.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên gia không muốn dạy thì sao?
Tìm hiểu lý do: thiếu thời gian, ngại đứng trước đám đông, hay chưa thấy lợi ích. Có thể bắt đầu bằng vai trò nhỏ hơn như duyệt nội dung, quay video ngắn, hoặc dạy kèm một hai người, rồi mới đến đứng lớp.
Chuyên gia giảng quá nhiều, nói mãi không dừng?
Thống nhất trước khung bài học một trang với thời lượng từng phần, và cấu trúc buổi học xen kẽ hoạt động của học viên. Khi buổi học có nhiều hoạt động, chuyên gia tự nhiên nói ít đi.
Có nên trả thù lao cho giảng viên nội bộ?
Tùy chính sách công ty. Nhưng ngoài thù lao, sự ghi nhận (giới thiệu trước tập thể, tính vào đánh giá năng lực, cơ hội phát triển) thường là động lực mạnh với chuyên gia.
Tài liệu tham khảo
- Teaching SMEs to Train. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 1. ATD Press, 2024.
- Russo, C.S. (ed.), Halls, J. (2016 revision). Basic Training for Trainers. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 1. ATD Press, 2024.
- Association for Talent Development. Design Considerations for Facilitator Guides. ATD Members-Only Templates and Tools.
- Hockman, A. Improve Training With Active Engagement. TD at Work, trong Train the Trainer, 2nd Edition, Volume 1. ATD Press, 2024.